1. Quản trị chi phí không cần phải cắt chi phí

Nhiều chủ doanh nghiệp, khi doanh thu giảm hoặc biên lợi nhuận thấp, thường “Cắt giảm chi phí”
Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí không đúng sẽ làm mất năng lực cốt lõi, ảnh hưởng đến chất lượng, trải nghiệm khách hàng, thậm chí chí đánh mất thị phần.

Chiến lược đúng đắn là quản trị chi phí – không chỉ là cắt giảm mà là TỐI ƯU và TÁI CẤU TRÚC.

2. Phân loại chi phí – Chìa khóa để quyết định đúng

Một. Chi phí tạo giá trị so với không tạo giá trị

  • Ví dụ: Chi phí R&D có thể lớn nhưng là đầu tư cho tương lai → nên giữ.

  • Ngược lại, chi phí hội nghị nội bộ kéo dài, chi phí in giấy tờ… có thể cắt.

b. Cố định chi phí so với biến đổi

  • Cố định chi phí: Văn phòng, lương cứng → nên tối ưu qua công nghệ, tự động hóa.

  • Chi phí biến đổi: Mua hàng, hậu cần → giảm giá thương mại, vận hành quy trình tối ưu.

c. Chi phí trực tiếp và gián đoạn

  • Trực tiếp: Sản xuất, vận hành

  • Gián tiếp: Tiếp thị, hành động chính, quản lý
    → Phân tích theo tỷ lệ doanh thu để tránh đóng phí gián đoạn.

3. Công cụ kiểm soát chi phí hiệu quả

Một. Lập dự toán chi phí (lập ngân sách trung tâm chi phí)
Mỗi bộ phận phải có “trần tiêu” và cam kết trong kế hoạch.

b. So sánh chi phí kế hoạch và thực tế
tổ chức đánh giá chi phí như đánh giá KPI – để từng quản lý hiểu trách nhiệm tài chính.

c. Phân tích chi phí theo đơn hàng/sản phẩm
Nếu mỗi đơn hàng lãi 10 triệu nhưng chi phí ẩn là 11 triệu thì càng bán càng lỗ!