Lập kế hoạch vận hành kinh doanh hằng năm (AOP): Nắm giữ chìa khoá tăng trưởng doanh nghiệp

Khám phá tầm quan trọng của Kế hoạch Vận hành Kinh doanh Hàng năm (AOP). Tìm hiểu cách lập một bản kế hoạch AOP hiệu quả để biến mục tiêu chiến lược thành hành động cụ thể dựa trên kinh nghiệm tư vấn của BrainMark. Tối ưu nguồn lực và dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công bằng tăng trưởng qua từng năm. 

Kế Hoạch Vận Hành Kinh Doanh Hàng Năm (AOP): “Tấm Bản Đồ” Dẫn Lối Doanh Nghiệp Đến Thành Công

Nếu chiến lược dài hạn là kim chỉ nam cho hành trình phát triển của mỗi doanh nghiệp thì Kế hoạch vận hành kinh doanh hàng năm (Annual Operating Plan) là chỉ dẫn cho từng chặn đường trên hành trình đó. Nhiều doanh nghiệp có ý tưởng lớn nhưng lại loay hoay trong khâu thực thi, hành động động rời rạc, lãng phí.

Vậy. AOP có thể giải quyết những vấn đề ấy như thế nào, có tầm quan trọng thế nào trong việc xây dựng thành công cho doanh nghiệp? Tham khảo ngay những chia sẻ kế tiếp!

1. AOP là gì? Phân biệt giữa Kế hoạch Vận hành (AOP) và Kế hoạch Chiến lược (Strategic Plan)

AOP – Kế hoạch kinh doanh hàng năm (Annual Operating Plan) là bản kế hoạch chi tiết trong vòng một năm, cụ thể hóa mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp thành các kế hoạch hành động với ngân sách cụ thể. AOP tập trung làm rõ 4 vấn đề cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành: Doanh nghiệp sẽ triển khai hoạt động gì, Ai sẽ chịu trách nhiệm cho phần việc đó, Các hoạt động được lên kế hoạch triển khai tại những thời điểm nào và Ngân sách được phân bổ cho từng hoạt động là bao nhiêu. Từ đó, doanh nghiệp có được một cái nhìn chi tiết mà toàn diện cho những nhiệm vụ cần được triển khai qua mỗi năm cho công ty.

Kế hoạch hoạt động kinh doanh hàng năm khác với Kế hoạch chiến lược ở nhiều yếu tố. Chủ yếu nằm ở mức độ cụ thể, thời gian phân bổ, mục tiêu cuối và cách thức triển khai.

Bảng so sánh đơn giản để phân biệt AOP và Kế hoạch Chiến lược:

So với Kế hoạch chiến lược, Kế hoạch vận hành diễn ra ngắn hạn hơn, rõ ràng hơn về mục tiêu. AOP tập trung làm rõ cách thức cụ thể để đi đến được mục tiêu đó, định hình rõ ràng các hoạt động cần làm và triển khai.

2. Tầm Quan Trọng Sống Còn Của Kế Hoạch Vận Hành Kinh Doanh Hàng Năm

Bởi đặc điểm của AOP như đã nêu trong phần trước, AOP tham gia nhiều vào việc cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của AOP là không thể phủ nhận, không thể lược bỏ trong vận hành kinh doanh hàng năm. 

• Biến Chiến Lược “Trên Giấy” Thành Hành Động Thực Tế
  Vai trò đầu tiên của AOP không thể không nhắc đến là khả năng biến chiến lược “trên giấy” thành hành động thực tế. AOP là bản đồ, chia nhỏ mục tiêu 5-10 năm thành các nhiệm vụ cụ thể cho từng năm, từng quý, chia đều cho từng phòng ban. Điều này khiến cho quá trình nỗ lực để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp không còn quá mông lung, khó khăn. Doanh nghiệp đảm bảo được từng năm vẫn đi theo đúng hướng, từng bước nhỏ đạt được hiệu quả đều đóng góp cho mục tiêu cuối cùng trong dài hạn của công ty.

Ví dụ: Mục tiêu chiến lược “Trở thành top 3 thị phần” sẽ được AOP cụ thể hóa thành: “Năm 2025, tăng 30% doanh số, mở 5 chi nhánh mới, ra mắt 2 sản phẩm…”

• Tối Ưu Hóa & Phân Bổ Nguồn Lực Hiệu Quả
  AOP yêu cầu doanh nghiệp lên kế hoạch ngân sách (tài chính) cho các hoạt động. Bên cạnh đó, còn yêu cầu phân bổ nhân sự và thời gian cho từng hoạt động cụ thể. Việc hình thành trước định hướng cho sự phân bổ và sử dụng các nguồn lực đóng góp nhiều trong hạn chế lãng phí, đầu tư dàn trải. Lãnh đạo, doanh nghiệp từ đó biết rõ hơn cần dồn nguồn lực vào đâu để tạo ra kết quả tốt nhất cho công ty.
• Tạo Sự Gắn Kết & Đồng Bộ Toàn Tổ Chức
  AOP cho ra kế hoạch hành động cụ thể và phân tách trách nhiệm rõ ràng cho mỗi phòng ban. Nhờ đó, các nhân sự trong công ty (Sales, Marketing, Nhân sự, Sản xuất,…) đều nắm rõ được vai trò, trách nhiệm của mình trong bức tranh mục tiêu lớn. Mọi hoạt động diễn ra đều được sắp xếp để mang lại hiệu quả cùng nhau, đồng nhất, tăng độ gắn kết và thúc đẩy hợp tác cùng hướng đến kết quả chung. Yếu tố này làm giảm đáng kể tình trạng “mạnh ai nấy làm”, “một bộ phận ôm đồm việc” hay các phòng ban hoạt động rời rạc, kém hiệu quả, xung đột trong định hướng đầu ra.
• Cung Cấp Cơ Sở Để Đo Lường, Đánh Giá Hiệu Suất
  Thiết lập và xây dựng AOP thường kết hợp cùng hệ thống đo lường và đánh giá hiệu suất (KPIs). Đây là thước đo trực quan để thiết lập tiêu chuẩn và đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân và phòng ban. Việc hình dung rõ những kế hoạch cần giải quyết, nguồn lực được bỏ ra giúp định hình được kỳ vọng và kết quả dự kiến nhận được các phần của kế hoạch. Từ đó việc đo lường có thể diễn ra trực quan hơn, giúp các lãnh đạo sớm nhận diện được vấn đề, phát hiện và giải quyết kịp thời những sai lệch diễn ra so với kế hoạch ban đầu.
• Nâng Cao Tính Chủ Động và Khả Năng Thích Ứng
  Một bản kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp có thể hình dung và lường trước được các rủi ro tiềm ẩn, từ đó có kế hoạch chuẩn bị, dự phòng chu đáo hơn. Khi biến động thị trường xảy ra, doanh nghiệp có thể dựa vào AOP để điều chỉnh tổng quan một cách linh hoạt thay vì bị động, hoảng loạn. Hiệu chỉnh được giảm thiểu rủi ro thiếu thống nhất gây gián đoạn giữa các phòng ban.

3. Các Bước Xây Dựng Kế Hoạch Vận Hành Kinh Doanh Hàng Năm (AOP) Hiệu Quả

Xây dựng kế hoạch vận hành kinh doanh hàng năm hiệu quả phải đảm bảo được kế hoạch đề ra có tính cơ sở, phục vụ trực tiếp cho việc cải thiện hiệu quả kinh doanh qua từng năm và đảm bảo theo sát mục tiêu chiến lược tổng thể. Cụ thể, xây dựng chiến lược AOP trải qua các giai đoạn sau: 

• Bước 1: Rà soát Kế hoạch Chiến lược & Kết quả năm cũ: Nhìn lại mục tiêu dài hạn và phân tích những gì đã làm được/chưa làm được. Xác định những cải thiện nào nên được áp dụng từ kinh nghiệm của năm trước, phần nào của kế hoạch đang đi đúng/ sai hướng so với chiến lược tổng quan. Cơ sở cho sự phát triển từ đó cũng trở nên rõ ràng hơn.
• Bước 2: Xác định các Mục tiêu Ưu tiên cho Năm mới: Dựa trên chiến lược và bản đánh giá sơ bộ, chọn ra 3-5 mục tiêu quan trọng nhất cho năm nay. Có được định hướng chủ chốt cho việc kinh doanh cũng giúp kế hoạch diễn ra được nhất quán, mang lại hiệu quả trọng điểm hơn.
• Bước 3: Xây dựng Kế hoạch Hành động & Thiết lập KPIs Đến với nội dung chủ chốt của kế hoạch, với mỗi mục tiêu, liệt kê các hành động chính cần được triển khai, nêu rõ người – phòng ban phụ trách, thời hạn và các chỉ số đo lường tương ứng. Những kế hoạch được xác định cụ thể ở giai đoạn này có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và cách vận hành của doanh nghiệp khi triển khai
• Bước 4: Lập Kế hoạch Ngân sách: Từ ngân sách tổng quan của doanh nghiệp theo năm và quý, dựa trên các hành động đã được thiết kế, phân bổ ngân sách cụ thể cho từng nhóm hoạt động và phòng ban. Đảm bảo tính chiến lược và hợp lý cho từng khoảng phân bổ giúp đảm bảo nguồn lực của doanh nghiệp không hề bị lãng phí. 
• Bước 5: Truyền thông và Phổ biến Kế hoạch: Để đảm bảo toàn bộ nhân viên, đặc biệt là cấp quản lý, hiểu rõ và cam kết với AOP, cần có sự thông báo và thống nhất hàng loạt đến toàn bộ nhân viên. Đây là bước không thể thiếu trước khi triển khai AOP, giúp kế hoạch được tiếp nhận và triển khai đồng nhất
• Bước 6: Theo dõi, Đánh giá và Điều chỉnh: Ghi lại những chỉ số đánh giá, quan sát và tổ chức các cuộc họp review hàng tháng/quý để theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.

Kết luận

AOP không chỉ đơn thuần là một tài liệu, mà còn là một công cụ quản trị năng động, là bản đồ – định hướng – chỉ dẫn trong mỗi năm cho doanh nghiệp. Kế hoạch này quan trọng và không thể thiếu trước khi mở đầu một năm kinh doanh mới, đưa doanh nghiệp đến gần hơn với mục tiêu chiến lược của mình

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho năm 2025 chưa? Hãy bắt đầu xây dựng Kế hoạch Vận hành Kinh doanh ngay hôm nay để nắm chắc thành công trong tay. Liên hệ với BrainMark để được tư vấn về giải pháp từ mô hình quản trị BrainBOS – BrainAOP

Đọc thêm: “Quản trị chi phí hiệu quả trong Doanh nghiệp” hoặc “Hệ thống lương 3P?”