VĂN HÓA DOANH NGHIỆP LÀ GÌ, QUY TRÌNH XÂY DỰNG HIỆU QUẢ

VĂN HÓA DOANH NGHIỆP LÀ GÌ

Văn hóa doanh nghiệp được hiểu một cách chính xác đó là tập hợp những giá trị và chuẩn mực về niềm tin, nhận thức, phương pháp tư duy và hành động được mọi người trong doanh nghiệp hoặc tổ chức cùng công nhận, có những suy nghĩ và hành động hướng đến như thói quen.
Văn hóa doanh nghiệp cũng tương tự như văn hóa ở mỗi con người. Khi đó nhận thức, niềm tin, đời sống tinh thần và tính cách sẽ tác động rất lớn đến hành vi và lối sống của người đó. Tương tự như vậy, văn hóa doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển một cách lâu dài ở mỗi doanh nghiệp, tổ chức nào đó.

XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý GÌ

+ Khi tiến hành xây dựng văn hóa doanh nghiệp thì lãnh đạo phải là yếu tố quan trọng trong vấn đề làm gương. Mặc dù tất cả các nhân viên là đội ngũ tạo dựng và làm nên nhưng lãnh đạo lại là nhân tố quyết định đến sự thành bại trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo hay sếp phải là những người làm gương, người đi đầu và đặt nền móng, là những người quan trọng nhất, tạo được sự kết nối giữa nhân viên trong công ty, người chịu trách nhiệm cuối cùng. Những quyết định, ý kiến trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp phải có sự hợp lý, phù hợp với điều kiện nội tại của mỗi doanh nghiệp cũng như những yếu tố khách quan, bên ngoài.
+ Sự đi đầu của lãnh đạo chính là yếu tố quan trọng đầu tiên, tiếp theo đó phải là sự tham gia, đóng góp một cách tích cực của toàn bộ nhân viên trong công ty. Nhiều doanh nghiệp có thể mở các lớp huấn luyện, đào tạo dành cho nhân viên về văn hóa doanh nghiệp (đặc biệt là những nhân viên mới). Ngoài ra, nên tổ chức thường xuyên các buổi trưng cầu ý kiến nhằm lấy đóng góp, xây dựng môi trường làm việc trở nên tốt hơn.

+ Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cốt lõi chính là yếu tố hướng đến con người trong doanh nghiệp, nhằm tạo được môi trường mà ở đó mọi nhân viên đều có thể phát huy hết năng lực làm việc, cống hiến cho doanh nghiệp. Mọi cá nhân viên đều có sự phát triển về mọi mặt khi thực hiện theo mô hình văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra, dựa vào những đặc điểm riêng của từng công ty, tổ chức, các điểm mạnh, điểm nổi bật cũng như những yếu tố ngoại cảnh như điều kiện kinh doanh, văn hóa địa phương mà việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp phải phù hợp.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

XÂY DỰNG NHỮNG GIÁ TRỊ CHUNG VÀ PHỔ BIẾN

Việc đầu tiên trong quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp đó chính là những nhà lãnh đạo phải tạo dựng nên những mục tiêu và giá trị cốt lõi chung cho doanh nghiệp. Sau đó tiến hành tuyên truyền, phổ biến rộng rãi cho toàn bộ nhân viên để họ có thể hiểu, tin tưởng vào những mục tiêu và giá trị chung đó.
Đây là những giá trị được xem là nguyên tắc chung, điều hướng các hoạt động của toàn bộ nhân viên, giúp nhận thức, tư duy được thay đổi. Ví dụ như vào mỗi sáng, nhân viên của Masushita đều xếp hàng ngăn nắp và đọc bài Chính ca. Đây chính là bản triết lý nêu rõ mục tiêu và những nguyên tắc trong kinh doanh của công ty. Việc làm này được thực hiện một cách liên tục và đều đặn, giúp ăn sâu vào phần tiềm thức và trở thành quan niệm chung của toàn bộ nhân viên của Masushita.

TUYỂN CHỌN, ĐÀO TẠO VÀ ĐÁNH GIÁ

Đối với khâu tuyển dụng nên lựa chọn những người phù hợp, không chỉ là kiến thức và kỹ năng chuyên môn mà còn phải là những giá trị đạo đức, tính cách…Phải có sự phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, những giá trị mà công ty muốn hướng đến. Đây cũng là một khâu quan trọng nhằm sàn lọc ra những nhân viên tốt về kỹ năng cũng như tính cách, đạo đức. Từ đó công ty có thể phát triển bền vững và lâu dài hơn.
Tiến hành quá trình đào tạo không chỉ những kiến thức chuyên môn mà còn là những kỹ năng cần thiết nhất nhằm giúp nhân việc trở thành một tài sản của doanh nghiệp. Ngoài ra, đối với những người đào tạo, training nên lựa chọn từ những nhân viên cũ, thái độ tích cực, kỷ luật tốt, gương mẫu nhằm giúp phổ biến tốt hơn những giá trị và nguyên tắc…của công ty đến với những người mới.
Xây dựng hệ thống đánh giá cùng chính sách về khen thưởng cũng như hình phạt một cách rõ ràng cụ thể. Từ đó giúp nhân viên công ty trở nên phấn đấu hơn, tăng hiệu quả công việc cũng như thấu hiểu và gắn bó bền vững hơn.

NÊU GƯƠNG NHỮNG NHÂN VIÊN XUẤT SẮC

Một trong những nét văn hóa chung ở bất cứ doanh nghiệp nào chính là sự truyền miệng giữa các nhân viên với nhau. Do đó, những câu chuyện bằng truyền miệng sẽ ảnh hưởng nhiều đến hình ảnh của doanh nghiệp, tạo nên sự tự hào, động lực đối với nhân viên của công ty. Những mẫu chuyện liên quan đến những nhân viên xuất sắc, giám đốc điều hành, người sáng lập…và gửi những thông điệp tới đội ngũ nhân viên công ty đặc biệt là trong những buổi đào tạo dành cho nhân viên mới.

Tiến hành lựa chọn ra những gương nhân viên tiêu biểu, có thành tích xuất sắc để biểu dương công khai, khen thưởng một cách định kì. Nhằm cụ thể hóa những giá trị chung của công ty, từ đó làm nổi bật lên nét văn hóa doanh nghiệp một cách rõ ràng, dễ thấy nhất.

HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ

Bước đầu tiên trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp đó chính là việc xem xét, đánh giá văn hóa hiện tại của công ty ra sao cũng như có phù hợp với chiến lược kinh doanh và phát triển của mỗi doanh nghiệp hay không. Việc đánh giá văn hóa doanh nghiệp cần phải có sự cẩn thận và tỉ mỉ bởi những tiêu chí sẽ khó xác định, dễ hiểu nhầm và thường không rõ ràng.
Cách tiến hành đánh giá văn hóa doanh nghiệp hiện tại có thể gồm : khảo sát trực tiếp nhân viên, quan sát và đánh giá các biểu hiện như:
+ Liên tục tuyển dụng người mới : đây là một trong những dấu hiệu cần phải quan tâm, thể hiện được sự không hài lòng, ít gắn bó, công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp yếu kém.
+ Xuất hiện nhiều các thói quen xấu, không kỷ luật của nhân viên cũng như đội ngũ quản lý như : hay đi làm muộn hoặc nghỉ nhiều, hoàn thành deadline trễ, thời gian ngồi tán dóc nói chuyện nhiều trong giờ làm việc…
+ Giao tiếp trong đội ngũ nhân viên kém : Khi văn phòng làm việc yên lặng, không sự giao tiếp hoặc tương tác lẫn nhau, không sự cười đùa thì chưa chắc đây là một dấu hiệu tốt bởi những mâu thuẫn, xung đột lẫn nhau thường phát sinh do việc truyền đạt, giao tiếp giữa của các nhân viên, phòng ban trở nên cứng nhắc, khó khăn và không thoải mái. Do đó, một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh cần phải gia tăng được sự giao tiếp, tương tác lẫn nhau giữa mọi người.

Ngoài ra, sự giao tiếp giữa đội ngũ nhân viên và ban quản lý chỉ một chiều, ít có sự tương tác hay cởi mở, hợp tác. Do đó khi nhân viên không hài lòng hay góp ý thì thường ít khi thoải mái nói về điều đó, ít khi nêu lên những suy nghĩ, cảm xúc hoặc quan điểm riêng. Đây là một trong những tình trạng xảy ra khi lãnh đạo doanh nghiệp cứng nhắc, cổ hủ, không có tư duy mở, ít sáng tạo.
+ Chính sách khen thưởng không thỏa đáng, ít tạo động lực cho nhân viên làm việc. Trong khi đó, tập trung nhiều vào các hình thức kỹ luật, nhắc nhở khi nhân viên vi phạm. Ít có nhiều chính sách khen thưởng khi nhân viên có sự đột phá sáng tạo trong công việc.
+ Trong các cuộc họp, nhân viên thường ít đưa ra ý kiến hoặc thảo luận trao đổi vấn đề. Do đó khi có những ý kiến hoặc kế hoạch kém chất lượng, không thực tế hoặc không chủ quan thì họ cũng không lên tiếng trong cuộc họp mà chỉ thường bàn chuyện, nói khi cuộc họp kết thúc hoặc trong các dịp khác. Ngoài ra, sự yên lặng mỗi khi có sếp, sự sợ hãi hoặc những cuộc nói chuyện thì thầm, không dám công khai diễn ra thường xuyên.

GIAI ĐOẠN TÌM HIỂU VÀ MONG MUỐN

Bước tiếp theo trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp đó chính là phải tìm hiểu và xác định rõ những gì bạn mong muốn để tạo nên những giá trị chung cho công ty. Và những nền văn hóa doanh nghiệp đặc trưng sẽ giúp công ty có thể tồn tại lâu dài. Theo Harvard Business Review, dựa trên sự tương tác và phản ứng trước sự thay đổi mà đã nêu ra 8 khía cạnh văn hóa trên khắp Thế giới, bao gồm :
+ Văn hóa kết quả (Results -Culture) chiếm 89%
+ Văn hóa quan tâm (Caring-Culture) chiếm 63%
+ Văn hóa trật tự (Order -Culture) chiếm 15%
+ Văn hóa mục tiêu (Purpose -Culture) chiếm 9%
+ Văn hóa học tập (Learning -Culture) chiếm 7%
+ Văn hóa chuyên chế (Authority -Culture) chiếm 4%
+ Văn hóa tận hưởng (Enjoyment -Culture) chiếm 2%

Dựa trên những đặc điểm và lợi thế riêng của từng doanh nghiệp mà người xây dựng văn hóa có thể áp dụng và triển khai, phát huy triệt để sức mạnh nội tại sẵn có.

GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN

Khi tiến hành lựa chọn những giá trị cốt lõi trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp, phải tập trung vào những yếu tố được xem trọng, đánh giá cao ở từng doanh nghiệp. Tốt nhất nên hạn chế dùng những ngôn từ hào nhoáng, hoa mỹ. Một ví dụ thực tế là Tập đoàn năng lượng Enron với những giá trị cốt lõi đề ra rất “bóng bẩy” như Liêm chính (Integrity), Kết nối (Communication), Tôn trọng (Respect), Xuất sắc (Excellence). Tuy nhiên, chính sự gian dối, che dấu và lừa đảo mà Tập đoàn Enron này đã phá sản và tạo nên một án kinh tế được đặc biệt quan tâm lúc bấy giờ ở nước Mỹ.
Ở giai đoạn này, người lãnh đạo phải lựa chọn và xác định những giá trị chung, giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn hướng đến. Có thể tiến hành các cuộc thảo luận với những nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao nhằm lựa chọn và xây dựng những nền móng đầu tiên dành cho văn hóa doanh nghiệp. Một số câu hỏi giúp quá trình lựa chọn những giá trị cốt lõi trở nên hiệu quả hơn gồm :
+ Xác định sứ mệnh, mục tiêu dài hạn và tầm nhìn của doanh nghiệp gồm những gì ?
+ Những mục tiêu công ty có phù hợp với những giá trị của nhân viên, tập thể trong doanh nghiệp hay không ?
+ Văn hóa doanh nghiệp có mục tiêu hướng đến gồm những gì (tăng khen thưởng, nâng cao tinh thần làm việc…)
+ Những giá trị cốt lõi đó giúp doanh nghiệp được mọi người biết đến ra sao ?

GIAI ĐOẠN LÊN KẾ HOẠCH

Sau khi đã trải qua giai đoạn tìm hiểu, lựa chọn và xác định những giá trị cốt lõi, những văn hóa chung của doanh nghiệp thì ở giai đoạn tiếp theo đó chính là việc lên kế hoạch để thực hiện, giúp những giá trị văn hóa doanh nghiệp hiện tại có thể đạt được như những gì đã đề ra trước đó.
Các yếu tố đặt ra trong giai đoạn này đó chính là giao tiếp, đối xử, ra quyết định và phong cách làm việc.
Đội ngũ lãnh đạo trong giai đoạn này cũng hết sức quan trọng bởi họ chính là những người đề xướng và thay đổi, nỗ lực đầu tiên. Từ đó mới có thể truyền bá và giúp đội ngũ nhân viên hiểu rõ, tin tưởng theo, đồng thời tạo động lực để nhân viên bức phá khỏi những thói quen, lối sống cũ, vượt qua vòng an toàn trước đó đã có sẵn.

GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI

Được chia thành 5 bước nhỏ gồm :
Bước 1 : Thành lập nên một đội hoặc đơn vị chịu trách nhiệm trong việc lên kế hoạch triển khai văn hóa doanh nghiệp.
Đây là giai đoạn cần phải đề ra và soạn thảo một chuỗi các kế hoạch hành động, dựa trên các tiêu chí gồm : mục tiêu, thời gian hoàn thành, điểm mốc, các hoạt động cụ thể, trách nhiệm quản lý…Sau đó lựa chọn những hành động ưu tiên nhất, cần tập trung làm trước nhằm mang lại kết quả triển khai tốt nhất.
Bước 2 : Phổ biến rộng rãi đến toàn công ty
Tiếp theo đó nên tổ chức các buổi trò chuyện cũng như công bố, ban hành các quy chế, quy định nhằm giúp đội ngũ nhân viên hiểu và nắm rõ về những giá trị của văn hóa doanh nghiệp đề ra. Từ đó, giúp mỗi cá nhân có thể ý thức và thay đổi sao cho phù hợp với mục tiêu mà toàn doanh nghiệp đang muốn hướng đến.
Tạo động lực và khuyến khích nhân viên thay đổi, bức phá ra vùng thoải mái trước đây nhằm phù hợp hơn với những giá trị văn hóa mới của doanh nghiệp. Đối với những nhân viên từ chối, e dè những khó khăn, trở ngại mới thì nên đề ra những phương án ứng phó hiệu quả. Tập trung vào những lợi ích tạo động lực, khuyến khích nhân viên thay đổi, hành động.
Bước 3 : Ổn định và phát triển
Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần phải là quá trình nhiều thời gian, lâu dài. Do đó, liên tục đưa các giá trị cốt lõi vào trong các hoạt động thường ngày của đội ngũ nhân viên như :
+ Tiến hành đào tạo nhân viên mới nhằm giúp đội ngũ này hiểu và nắm rõ được sự quan trọng của văn hóa doanh nghiệp và những giá trị cốt lõi ở công ty.
+ Nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm mang đến những giá trị tốt hơn, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp muốn hướng đến.
+ Phổ biến những giá trị này trong các cuộc họp, cuộc thảo luận hay chỉ là các cuộc giao tiếp giữa nhân viên với quản lý.
+ Các giá trị cốt lõi này cũng phải nhất quán với thông tin về thương hiệu khi truyền ra bên ngoài như tiếp thị, truyền thông, mạng xã hội…
+ Dựa trên những giá trị này, hướng dẫn nhân viên làm việc hiệu quả hơn, quản lý tốt hơn. Ngoài ra, đối với các sáng kiến mới nên phù hợp và tuân theo những giá trị cốt lõi đã được đưa ra trước.
+ Tiến hành tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao tính tập thể, cộng đồng như : team building, du lịch định kì, thiết kế đồng phục cũng như bố trí nội thất văn phòng đặc trưng…
+ Xây dựng hệ thống đánh giá và khen thưởng phù hợp với những giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra, đội ngũ lãnh đạo phải là mẫu hình, tấm gương cho hệ thống nhân viên học theo. Từ đó khi triển khai sẽ giúp nhân viên dễ hình dung cũng như có nhiều động lực hơn.
+ Tập trung lựa chọn những người phù hợp nhất, không cần phải là giỏi nhất. Bởi văn hóa doanh nghiệp chính là kim chỉ nam cốt lõi cho đội ngũ nhân viên hướng đến, nếu cá nhân dù có giỏi đến mấy nhưng không phù hợp với các giá trị chung thì vô tình sẽ không phát huy hết cũng như tác động xấu đến những người xung quanh.

GIAI ĐOẠN ĐO LƯỜNG

Đây cũng là một trong những giai đoạn quan trọng nhằm giúp các giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp trở nên phù hợp, hiệu quả và phát triển hơn nhờ sự đánh giá, điều chỉnh kịp thời bởi các yếu tố không chỉ từ nội bộ doanh nghiệp mà còn từ bên ngoài, môi trường kinh doanh.
Giai đoạn đo lường có thể đươc thực hiện bằng các cách sau đây :

LÀM KHẢO SÁT

Đây là cách được sử dụng nhiều nhất nhằm đo lường và đánh giá, cũng như tiếp thu những phản hồi, ý kiến của đội ngũ nhân viên dựa trên những giá trị của doanh nghiệp, xem liệu có phù hợp hay không, cần thay đổi, điều chỉnh ở những khía cạnh nào…Phiếu khảo sát có thể tiến hành trực tiếp hoặc thông qua khảo sát email, nhằm lấy ý kiến của toàn bộ nhân viên, từ đấy có thể đánh giá sự hài lòng của tổ chức đối với những giá trị của văn hóa doanh nghiệp.

DỰA TRÊN HỆ THỐNG CHỈ SỐ CỤ THỂ

Việc đánh giá và đo lường có thể được biểu hiện dưới dạng những con số cụ thể, những chỉ số chính xác, cụ thể gồm :

TỶ LỆ NHÂN VIÊN NGHỈ VIỆC (EMPLOYEE TURNOVER RATE)

Đây là một bộ chỉ số chỉ ra văn hóa doanh nghiệp đang có vấn đề. Việc tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tăng lên nhanh cần phải được đánh giá, tìm ra các phương án cải thiện nhằm giúp tỷ lệ này duy trì ở mức độ cho phép.

CHỈ SỐ HÀI LÒNG CỦA NHÂN VIÊN (EMPLOYEE SATISFACTION INDEX)

Chỉ số này nhằm đánh giá sự hài lòng của đội ngũ nhân viên trong công ty, từ đó liên quan mật thiết đến sự trung thành, sự gắn kết lâu dài dựa trên văn hóa doanh nghiệp. Đây là bộ chỉ số được đánh giá quan trọng và được sử dụng nhiều nhằm đo lường và đánh giá hiệu quả của văn hóa doanh nghiệp.

CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG SỰ GẮN KẾT CỦA NHÂN VIÊN (EMPLOYEE NET PROMOTER SCORES)

Nhằm đo lường được sự gắn kết của đội ngũ nhân viên. Từ đó giúp các nhà quản lý thấy rõ được sự hài lòng và phát triển của văn hóa doanh nghiệp, những giá trị cốt lõi đang được thực hiện trong công ty.