Đào tạo nội bộ khi nào hiệu quả? Tìm hiểu 4 thời điểm doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo nội bộ để nâng cao năng lực, quản trị thay đổi và phát triển đội ngũ.
1. Đào tạo nội bộ đúng thời điểm giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả đội ngũ
Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp thường xuyên đối mặt với những thay đổi về mục tiêu, quy trình, công nghệ, cơ cấu tổ chức và yêu cầu năng lực của đội ngũ. Trong bối cảnh đó, đào tạo nội bộ không đơn thuần là một hoạt động bổ sung kiến thức mà cần trở thành giải pháp hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động quản trị và vận hành doanh nghiệp.
Một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả cần trả lời được ba câu hỏi quan trọng: Ai là người cần được đào tạo? Năng lực nào cần được cải thiện? Và thời điểm nào cần triển khai đào tạo? Nếu tổ chức không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể đầu tư nhiều ngân sách và thời gian nhưng kết quả sau đào tạo chưa tạo ra sự thay đổi rõ rệt.
Ngược lại, khi xác định đúng nhu cầu và triển khai đào tạo nội bộ vào đúng giai đoạn, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thu hẹp khoảng cách năng lực, chuẩn hóa cách làm việc và chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp cho các mục tiêu phát triển tiếp theo.
2. Khi xuất hiện khoảng trống năng lực cần triển khai đào tạo nội bộ
Một trong những thời điểm quan trọng nhất để doanh nghiệp tổ chức đào tạo nội bộ là khi xuất hiện khoảng cách giữa năng lực hiện tại của nhân sự và năng lực mà vị trí công việc yêu cầu.
Khoảng trống năng lực có thể được nhận diện thông qua kết quả KPI, đánh giá năng lực, chất lượng công việc, phản hồi của quản lý hoặc những vấn đề phát sinh thường xuyên trong quá trình vận hành. Chẳng hạn, đội ngũ kinh doanh chưa đạt mục tiêu vì kỹ năng bán hàng còn hạn chế; quản lý cấp trung gặp khó khăn trong giao việc và kiểm soát tiến độ; nhân sự chưa có khả năng phân tích và xử lý vấn đề độc lập.
Trước khi xây dựng chương trình đào tạo nội bộ, doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Kết quả công việc thực tế có đáp ứng mục tiêu của vị trí hay không.
- Nhân sự đang thiếu kiến thức, kỹ năng hoặc năng lực nào.
- Khoảng cách năng lực xuất hiện ở cá nhân, một phòng ban hay toàn doanh nghiệp.
- Nội dung đào tạo có thể giúp cải thiện trực tiếp kết quả công việc hay không.
Việc xác định rõ khoảng trống giúp chương trình đào tạo tập trung vào đúng vấn đề, thay vì lựa chọn chủ đề dựa trên xu hướng hoặc nhu cầu cảm tính.
3. Đào tạo nội bộ khi doanh nghiệp thay đổi quy trình và công nghệ
Chuyển đổi số, triển khai phần mềm quản trị, thay đổi quy trình hoặc áp dụng phương pháp làm việc mới đều tạo ra những yêu cầu mới đối với đội ngũ. Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp cần ưu tiên đào tạo nội bộ.
Một hệ thống công nghệ tốt chưa chắc tạo ra hiệu quả nếu người sử dụng chưa hiểu quy trình, chưa thành thạo công cụ hoặc vẫn duy trì cách làm cũ. Vì vậy, hoạt động đào tạo cần được triển khai song song với quá trình thay đổi để nhân sự hiểu được mục tiêu, cách thức thực hiện và trách nhiệm của mình.
Trong trường hợp này, đào tạo nội bộ doanh nghiệp còn đóng vai trò hỗ trợ quản trị sự thay đổi. Khi nhân sự hiểu rõ lý do cần thay đổi và được hướng dẫn cách thực hiện cụ thể, quá trình áp dụng quy trình hoặc công nghệ mới sẽ thuận lợi hơn, đồng thời hạn chế tình trạng chống đối hoặc quay lại phương thức làm việc cũ.
4. Đào tạo nội bộ để xây dựng đội ngũ quản lý kế thừa
Một sai lầm phổ biến là chỉ bắt đầu đào tạo sau khi nhân sự đã được bổ nhiệm vào vị trí quản lý. Trên thực tế, đào tạo nội bộ nên được triển khai trước khi nhân sự chính thức đảm nhận vai trò mới.
Một chuyên viên có chuyên môn tốt chưa chắc đã có đầy đủ năng lực để quản lý đội nhóm. Khi chuyển sang vị trí quản lý, nhân sự phải biết thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch, phân công công việc, đánh giá hiệu suất, phản hồi, tạo động lực và giải quyết các vấn đề phát sinh trong đội ngũ.
Doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình đào tạo nội bộ cho nguồn quản lý kế thừa tập trung vào:
- Năng lực quản lý và tư duy lãnh đạo.
- Kỹ năng lập kế hoạch, giao việc và kiểm soát công việc.
- Kỹ năng giao tiếp, phản hồi và huấn luyện nhân viên.
- Năng lực ra quyết định và giải quyết vấn đề.
- Khả năng quản trị hiệu suất và phát triển đội ngũ.
Chuẩn bị năng lực trước khi bổ nhiệm giúp nhân sự thích nghi nhanh hơn với vai trò mới và giảm rủi ro trong quá trình chuyển giao vị trí quản lý.
5. Đào tạo nội bộ khi doanh nghiệp tăng trưởng hoặc tái cấu trúc
Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng nhanh, mở rộng thị trường, phát triển chi nhánh hoặc tái cấu trúc tổ chức, cách vận hành cũ có thể không còn phù hợp. Quy mô càng lớn, yêu cầu về năng lực quản lý, phối hợp và thực thi càng cao.
Lúc này, đào tạo nội bộ cần gắn chặt với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Nếu tổ chức đang mở rộng quy mô, đội ngũ quản lý cần được nâng cao năng lực quản trị. Nếu doanh nghiệp tái cấu trúc, nhân sự cần hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và phương thức phối hợp mới. Nếu doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh, đội ngũ cần được cập nhật tư duy và năng lực tương ứng.
Do đó, đào tạo không nên diễn ra sau khi quá trình thay đổi đã hoàn tất. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị năng lực đội ngũ trước và trong quá trình chuyển đổi.
6. Làm thế nào để đào tạo nội bộ tạo ra kết quả thực tế
Hiệu quả của đào tạo nội bộ không nằm ở số lượng khóa học hay số giờ nhân sự tham gia đào tạo. Giá trị thực sự nằm ở mức độ thay đổi năng lực và khả năng ứng dụng kiến thức vào công việc.
Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu kinh doanh, phân tích nhu cầu năng lực, lựa chọn đúng đối tượng và thiết kế nội dung gắn với tình huống thực tế. Sau chương trình, cần tiếp tục đánh giá mức độ ứng dụng và sự thay đổi trong kết quả công việc.
Vì vậy, nguyên tắc quan trọng của đào tạo nội bộ là đúng người, đúng nhu cầu và đúng thời điểm. Khi ba yếu tố này được kết nối với mục tiêu quản trị, đào tạo sẽ trở thành khoản đầu tư cho năng lực tổ chức thay vì chỉ là một hoạt động học tập ngắn hạn.
7. BMG Business Training tư vấn chương trình đào tạo nội bộ phù hợp với doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có chiến lược, mô hình vận hành và khoảng trống năng lực khác nhau. Vì vậy, chương trình đào tạo nội bộ cần được thiết kế dựa trên nhu cầu thực tế thay vì áp dụng một nội dung giống nhau cho mọi tổ chức.
BMG cung cấp các chương trình đào tạo Inhouse theo nhu cầu doanh nghiệp, tập trung vào việc xác định đúng bài toán, đối tượng và năng lực cần phát triển. Nội dung đào tạo được định hướng gắn với thực tiễn quản trị và mục tiêu phát triển đội ngũ.
Doanh nghiệp đang có nhu cầu xây dựng chương trình đào tạo nội bộ có thể liên hệ BMG để được tư vấn giải pháp đào tạo Inhouse phù hợp với đội ngũ, định hướng phát triển và các vấn đề thực tế trong vận hành.
