Kế hoạch AOP (Annual Operating Plan) là bản kế hoạch kinh doanh hằng năm, được hoạch định dựa trên chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Mục tiêu của AOP là xác định rõ hướng đi, mục tiêu cụ thể và nguồn lực thực hiện trong 12 tháng tới, nhằm đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định, có kiểm soát và gắn kết giữa các phòng ban.

Tuy nhiên, trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp dù lập được một kế hoạch AOP chi tiết nhưng khâu thực hiện và kết quả kinh doanh đạt được sau đó lại không khả quan. Nguyên nhân không nằm ở việc lập kế hoạch “chưa đủ đẹp”, mà ở những sai sót trong tư duy và vận hành kế hoạch này khiến cho nó trở nên kém hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những lỗi sai mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi thực hiện kế hoạch AOP hàng năm cho công ty. Nhận diện sớm những điểm hạn chế có thể đang mắc phải chính là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng và tính ổn định của kế hoạch tốt hơn.

1. Đặt mục tiêu quá chung chung, thiếu sự chia nhỏ cụ thể

Đây là lỗi sai thường gặp nhất trong hầu hết các bản kế hoạch AOP. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn AOP với chiến lược dài hạn của công ty –  chỉ đặt ra những mục tiêu tổng quát như “tăng trưởng doanh thu” hay “mở rộng thị phần”, mà không chỉ rõ con đường cụ thể để đạt được điều đó. Mục tiêu càng mơ hồ thì kế hoạch càng thiếu định hướng, khiến các phòng ban không biết phải làm gì, làm đến đâu và ai là người chịu trách nhiệm chính.

Một bản AOP hiệu quả cần được cụ thể hóa mục tiêu đến từng phòng ban, từng cá nhân. Chẳng hạn, thay vì chỉ nói rằng “doanh nghiệp cần tăng thị phần sản phẩm lên 15%”, bản kế hoạch nên làm rõ: 15% này đến từ khía cạnh nào, có thể tạo ra từ hoạt động nào, do phòng ban, cá nhân nào chịu trách nhiệm. Khi mọi thứ được định lượng và gắn liền với trách nhiệm cụ thể, kế hoạch sẽ trở nên khả thi hơn, tránh tình trạng mục tiêu thì có nhưng không rõ cách đi đến đó là gì, hay đã có kế hoạch nhưng không thống nhất được người thực hiện hóa.

Ngược lại, việc đặt mục tiêu chung chung khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất phương hướng. Mọi người đều nghĩ mình đang làm đúng, nhưng không ai biết kết quả cuối cùng có thật sự góp phần vào mục tiêu chung hay không, đang tác động như thế nào.

2. Thiếu kế hoạch hành động theo giai đoạn (tháng/quý)

Một bản kế hoạch AOP “đủ đầy” nhưng không có lộ trình thời gian cụ thể giống như chiếc bản đồ không có mốc đường đi. Nhiều doanh nghiệp chỉ dừng ở việc vẽ ra bức tranh cho cả năm, nhưng lại không chia nhỏ mục tiêu theo tháng hoặc quý – khiến việc theo dõi tiến độ và hiệu chỉnh trở nên mơ hồ. 

Kế hoạch được chia nhỏ sẽ phục vụ cho việc sắp xếp các hoạt động bổ trợ nhau hiệu hơn quả theo thời gian. Từ đó, công ty có thể tận dụng hết các cơ hội mang tính thời điểm và thích ứng theo mọi biến đổi diễn ra trong thị trường.

Ví dụ: Một doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản đặt kế hoạch “tăng sản lượng xuất khẩu 25% trong năm 2025”. Tuy nhiên, họ không chia nhỏ kế hoạch theo mùa vụ đánh bắt và lịch xuất hàng. Khi bước sang quý II, nguồn cung trong nước sụt giảm, hợp đồng xuất khẩu bị chậm tiến độ, doanh nghiệp phải nhập hàng ngoài với chi phí cao hơn 12%. Kết quả là lợi nhuận không tăng, thậm chí giảm so với năm trước.

Nếu có kế hoạch theo quý hoặc theo tháng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể dự đoán được các giai đoạn rủi ro, phân bổ ngân sách và điều chỉnh chiến lược linh hoạt. Việc theo dõi AOP theo chu kỳ ngắn chính là chìa khóa để giữ nhịp hoạt động kinh doanh ổn định suốt cả năm.

3. Thiếu truyền thông và thống nhất kế hoạch nội bộ

Một trong những nguyên nhân khiến kế hoạch AOP “chết yểu” là không được truyền thông hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp. Khi nhân viên không hiểu rõ mục tiêu chung, họ chỉ tập trung hoàn thành công việc của riêng mình, mà không biết vì sao việc đó lại quan trọng trong bức tranh tổng thể, dẫn đến việc làm việc thiếu phối hợp, mỗi phòng ban đi theo một hướng khác nhau.

Việc tổ chức các buổi kick-off, họp liên phòng ban định kỳ, và cập nhật tiến độ thường xuyên là cách để củng cố sự thống nhất này. Khi mọi người cùng nắm rõ “mình đang đi về đâu”, tinh thần hợp tác và cam kết sẽ được nâng cao rõ rệt, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì được nhịp độ và hướng đi đúng trong suốt năm tài chính.

Ví dụ: Một chuỗi bán lẻ lớn đưa ra AOP với mục tiêu “tối ưu chi phí vận hành 10%”. Phòng tài chính lập tức đề xuất cắt giảm nhân sự thời vụ, trong khi phòng kinh doanh vẫn triển khai hàng loạt chương trình khuyến mãi cần thêm người hỗ trợ. Kết quả là khâu chăm sóc khách hàng bị quá tải, trải nghiệm mua sắm sụt giảm, và doanh thu bị ảnh hưởng nặng nề – trong khi mục tiêu “tiết kiệm chi phí” lại không đạt.

Khi bản AOP được phổ biến rõ ràng, có buổi briefing và workshop giải thích tầm nhìn, nhân viên sẽ hiểu rằng mục tiêu không chỉ là con số mà là định hướng toàn doanh nghiệp đang cùng nhau hướng tới. AOP chỉ hiệu quả khi mọi người trong tổ chức nói cùng một ngôn ngữ.

4. Không có cơ chế theo dõi và đánh giá hiệu suất định kỳ

Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam mắc phải lỗi này: các phòng ban hoạt động trong “vùng riêng” của mình mà không có quy trình chuẩn để đo lường, báo cáo và liên kết kết quả với mục tiêu chung của công ty.

Tâm lý phổ biến là “làm tốt phần mình là đủ” — phòng marketing chỉ quan tâm đến số lượng chiến dịch đã chạy, phòng sales chỉ nhìn vào doanh số tháng, còn phòng vận hành lại theo KPI riêng biệt. Không ai sai cả, nhưng khi không có hệ thống theo dõi định kỳ để kết nối những nỗ lực ấy, doanh nghiệp sẽ không biết bộ phận nào đang tạo giá trị thật sự và bộ phận nào đang kéo lùi tiến độ chung.

Một cơ chế theo dõi hiệu suất định kỳ không chỉ là công cụ đo lường, mà là hệ thần kinh của tổ chức – nơi dữ liệu được liên tục phản hồi để cả hệ thống vận hành ăn khớp với mục tiêu chung. Khi mỗi phòng ban hiểu rõ mối liên hệ giữa KPI của mình với AOP, mọi nỗ lực nhỏ lẻ mới trở thành sức mạnh tập thể.

Ví dụ, một công ty sản xuất từng đặt mục tiêu tăng 25% sản lượng năm 2024. Tuy nhiên, vì thiếu hệ thống đánh giá định kỳ theo quý, ban lãnh đạo không nhận ra rằng năng suất của bộ phận vận hành đã chững lại từ quý I do quy trình bảo trì máy chậm trễ. Trong khi đó, phòng kinh doanh vẫn tiếp tục cam kết đơn hàng mới theo chỉ tiêu AOP. Kết quả là đến giữa năm, công ty phải bồi thường hợp đồng vì giao hàng trễ, và toàn bộ kế hoạch tăng trưởng bị phá vỡ.

Ngược lại, ở một doanh nghiệp khác trong cùng ngành, mỗi phòng ban đều có dashboard theo dõi hiệu suất hằng tháng, kết nối trực tiếp với mục tiêu AOP. Khi năng suất sản xuất giảm nhẹ 5%, họ phát hiện ngay nguyên nhân ở khâu bảo trì và kịp thời điều chỉnh lịch trình vận hành. Nhờ đó, doanh nghiệp duy trì được tốc độ tăng trưởng ổn định, dù thị trường có biến động.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc xây dựng chu kỳ review hiệu suất nội bộ hàng tháng, thiết lập chỉ số liên kết chéo giữa các phòng ban (cross-KPI), và tạo cơ chế phản hồi hai chiều – nơi lãnh đạo không chỉ nhận báo cáo mà còn cùng thảo luận giải pháp cải thiện. Khi đó, AOP không còn là bản kế hoạch “trên giấy”, mà trở thành hệ thống vận hành sống, giúp tổ chức phản ứng nhanh, phối hợp tốt và bền bỉ hơn trước thay đổi thị trường.

Đăng ký chương trình đào tạo AOP – lập kế hoạch kinh doanh hàng năm cho doanh nghiệp từ BrainMark Vietnam tại đây

5. Thiếu sự kiểm soát và ra quyết định từ lãnh đạo cấp cao

Nhiều doanh nghiệp, sau khi hoàn thành bản kế hoạch AOP thường bị rơi vào trạng thái ỷ lại với bản kế hoạch đặt ra. Ban lãnh đạo thường bận rộn với vận hành, tin rằng các phòng ban sẽ tự theo dõi và báo cáo khi có vấn đề. Cảm giác “đã xong phần hoạch định” khiến họ ít khi dành thời gian cho việc rà soát, cập nhật và điều chỉnh. Đây chính là một trong những nguyên nhân vì sao kế hoạch AOP, dù có đầu tư kỹ cũng gặp phải rất nhiều cản trở trong quá trình thực thi.

Thực tế, hoạt động kinh doanh luôn biến thiên và thay đổi liên tục — từ biến động thị trường, hành vi khách hàng, đến yếu tố nội bộ như nhân sự hay chi phí. Trong suốt quá trình thực hiện mục tiêu, doanh nghiệp sẽ liên tục đối mặt với các chướng ngại và cơ hội “vàng” – những tình huống mà nếu không được nhận diện và phản ứng kịp thời, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội phát triển hoặc sa lầy trong những hướng đi sai lầm. Kiểm soát định kỳ không chỉ là việc theo dõi tiến độ, mà là quy trình ra quyết định liên tục giúp doanh nghiệp nhận biết đâu là hoạt động đang tạo giá trị, đâu là phần cần điều chỉnh. Khi thiếu cơ chế này, tổ chức rơi vào tình trạng “chạy theo kế hoạch” thay vì “điều hành theo thực tế”, và hậu quả thường chỉ được phát hiện khi đã quá muộn.

Ví dụ, một công ty giáo dục tư nhân từng đặt mục tiêu tăng 40% số lượng học viên trong năm. Tuy nhiên, suốt 6 tháng đầu, họ không hề theo dõi tiến độ tuyển sinh theo từng giai đoạn, cũng không đánh giá hiệu quả của các kênh marketing. Khi nhìn lại vào giữa năm, doanh số chỉ đạt 20% kế hoạch, trong khi ngân sách quảng cáo đã cạn. Việc xoay chuyển chiến lược lúc này gần như bất khả thi, và nửa năm sau họ chỉ còn cách “chạy nước rút” trong tuyệt vọng.

Trong khi đó, một trung tâm khác trong cùng ngành áp dụng chu kỳ đánh giá hiệu suất hàng tháng, với các chỉ số rõ ràng như tỷ lệ chuyển đổi học viên, chi phí trên mỗi học viên mới và năng suất đội ngũ tư vấn. Nhờ đó, họ phát hiện sớm xu hướng sụt giảm ở kênh quảng cáo Facebook và nhanh chóng chuyển ngân sách sang TikTok – nơi đang tăng trưởng nhanh hơn. Kết quả, đến cuối năm, trung tâm này không chỉ đạt mà còn vượt 15% chỉ tiêu AOP ban đầu.

Một chương trình kiểm soát AOP hiệu quả không phải để “soi lỗi”, mà là để nhìn rõ sự thật của hoạt động kinh doanh – những gì đang diễn ra ngoài dự tính, những cơ hội có thể khai thác, và những rủi ro cần được ngăn chặn sớm. Khi doanh nghiệp duy trì được cơ chế giám sát, cập nhật dữ liệu thực tiễn và phản ứng nhanh, bản kế hoạch AOP mới thực sự trở thành “bản đồ sống” – dẫn dắt tổ chức qua từng biến động của thị trường.

Kết luận

Thiết lập AOP là công việc phải triển khai hàng năm nhưng thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào cách lên kế hoạch và quản trị hợp lý. Nhiều thiếu sót có thể xảy đến trong quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm mà doanh nghiệp không nhận ra, kéo theo những thiệt hại về nguồn lực – tài chính, bỏ lỡ nhiều cơ hội và thời gian đáng giá cho doanh nghiệp.

Một bản kế hoạch AOP hiệu quả cần được phân bổ hợp lý, cụ thể, truyền thông, giám sát và cập nhật liên tục. Nhiều doanh nghiệp thất bại không vì thiếu chiến lược, mà vì thiếu sự liên kết và kiểm soát trong quá trình thực thi.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải những chướng ngại vật nêu trên, nhận diện sớm những vấn đề này và chuẩn bị kế hoạch để “hồi sinh” hiệu quả kế hoạch năm – đi đúng hướng và tăng trưởng bền vững hơn nhé!